Etapas do MASP

Nesta postagem iremos abordar etapa por etapa da metodologia MASP. Vale lembrar que apresentamos aqui apenas a metodologia HITOSHI KUME ou QC STORY, apresentada por Campos (1992).

Você irá encontrar outras como as de Rossato (1996), Sugiura e Yamada (1995), e todas valem a leitura, veremos apenas a de Campos (1992) por se tratar da metodologia mais difundida aqui no Brasil, como podemos ver inclusive abaixo, no resumo histórico montado pelo Mestre em Administração, Consultor e Instrutor de MASP, Claudemir Oribe.

Resumo do Método:

Etapa 1 - IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA

Objetivo: “Definir claramente o problema e reconhecer sua importância.”

 Tarefas:

• Escolher o problema. É a tarefa mais importante, pois 50% do problema se resolvem com a correta identificação do mesmo;

• Levantar o histórico do problema, identificando a freqüência e como o mesmo ocorre;

• Mostrar as perdas atuais e ganhos viáveis, utilizando-se um histograma, por exemplo;

• Fazer a análise de Pareto, priorizando temas e estabelecendo metas numéricas viáveis. Nessa tarefa, devem-se buscar somente os resultados indesejáveis. A causa faz parte da Etapa 3;

• Nomear a pessoa responsável ou nomear o grupo responsável e o líder, propondo uma data limite para ter o problema solucionado.

Etapa 2 – OBSERVAÇÃO

Objetivo: “Investigar as características específicas do problema com uma visão ampla e sob vários pontos de vista.”

Tarefas:

• Descobrir as características através da coleta de dados. O problema deve ser observado sob vários pontos de vista: Tempo, local, tipo, sintoma e indivíduo;

• Coletar opiniões e utilizar o gráfico de pareto com as perguntas do "5W1H" (O que, quem, quando, onde, porque e como) para coletar os dados;

• Descobrir as características do problema através da observação no local;

• Estimar um cronograma para referência, atualizado em cada processo;

• Estimar um orçamento e definir uma meta a ser atingida.

Etapa 3 - ANÁLISE

Objetivo: “Descobrir as causas fundamentais.”

 Tarefas:

• Definir as causas influentes, utilizando o brainstorming para colher o maior número possível de causas a fim de construir o diagrama de causa-efeito;

• Escolher as causas mais prováveis, baseada nas informações colhidas na Etapa 2 (Observação);

• Fazer a verificação de hipóteses, confrontando dados e opiniões utilizando Pareto para priorizar, o Histograma para avaliar a dispersão e Gráficos para verificar a evolução;

• Fazer o teste de consistência da causa fundamental e verificar a possibilidade de bloqueio. Se for impossível, pode ser que a causa determinada ainda não seja a causa fundamental, mas um efeito dela;

• Em decorrência da tarefa anterior, deve-se transformar a causa num novo problema e perguntar outro porque voltando ao início do fluxo do processo.

Etapa 4 - PLANO DE AÇÃO

Objetivo: “Conceber um plano para bloquear as causas fundamentais.”

 Tarefas:

• Elaborar a estratégia de ação, certificando-se de que as ações serão tomadas sobre as causas fundamentais e não sobre seus efeitos;

• Elaborar o Plano de Ação para o bloqueio e revisar o cronograma e o orçamento final através do "5W1H";

• Determinar a meta a ser atingida e os itens de controle e verificação dos diversos níveis envolvidos.

Etapa 5 - AÇÃO

Objetivo: “Bloquear as causas fundamentais.”

Tarefas:

• Divulgar o plano a todos os envolvidos;

• Apresentar claramente as tarefas e a razão delas;

• Certificar-se de que todos entenderam e concordaram com as medidas propostas;

• Executar a ação, registrando todos os resultados bons ou ruins e a data em que foram tomados.

Etapa 6 - VERIFICAÇÃO

Objetivo: “Verificar se o bloqueio foi efetivo.”

 Tarefas:

• Comparar os resultados, utilizando os dados coletados antes e após a ação de bloqueio para verificar a efetividade da ação e o grau de redução dos resultados indesejáveis;

• Fazer uma listagem dos efeitos secundários;

• Verificar a continuidade ou não do problema. Se os efeitos continuarem a ocorrer, significa que a solução apresentada foi falha;

• Verificar se o bloqueio foi efetivo. Se a solução foi falha, retornar a Etapa 2 (Observação).

Etapa 7 - PADRONIZAÇÃO

Objetivo: “Prevenir contra o reaparecimento do problema.”

 Tarefas:

• Estabelecer o novo procedimento operacional ou rever o antigo pelo 5W1H;

• Incorporar sempre que possível um mecanismo fool-proof ou à prova de bobeira;

• Fazer a comunicação de modo a evitar possíveis confusões: estabelecer data de início da nova sistemática, quais as áreas que serão afetadas para que a aplicação do padrão ocorra em todos os locais necessários ao mesmo tempo e por todos os envolvidos;

• Efetuar a educação e o treinamento, certificando-se de que todos os funcionários estão aptos a executar o procedimento operacional padrão;

• Fazer um acompanhamento per iódico da utilização do padrão.

Etapa 8 - CONCLUSÃO

Objetivo: “Recapitular todo o processo de solução do problema para trabalho futuro.”

 Tarefas:

• Relacionar os problemas remanescentes e também os resultados acima do esperado (são indicadores importantes para aumentar a eficácia nos futuros trabalhos);

• Reavaliar os itens pendentes, organizando-os para uma futura aplicação do Método de Solução de Problemas;

• Analisar as etapas executadas do MASP nos seguintes aspectos:

1. Cronograma - Houve atrasos significativos ou prazos folgados demais? Quais os motivos?

2. Elaboração do diagrama causa-efeito - Foi superficial? (Isto dará uma medida de maturidade da equipe envolvida. Quanto mais completo o diagrama, mais habilidosa a equipe);

3. Houve participação dos membros? O grupo era o melhor para solucionar aquele problema? As reuniões eram produtivas? O que melhorar?

4. As reuniões ocorreram sem problemas (faltas, brigas, imposições de idéias)?

5. A distribuição de tarefas foi bem realizada?

6. O grupo ganhou conhecimentos?

7. O grupo melhorou a técnica de solução de problemas, usou todas as técnicas?

• Refletir cuidadosamente sobre as próprias atividades da solução de problemas.

Ref. Bibliográfica:

CAMPOS, VICENTE FALCONI. Controle da Qualidade Total (No Estilo Japonês). Edição: várias. Belo Horizonte: DG Editors, 1990, 1992 e 1999.

Concluímos aqui a terceira postagem sobre MASP, na próxima trataremos sobre as várias ferramentas utilizadas neste processo, encerrando assim mais dos temas escolhidos por você leitor.

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