Gestão POR Processos - BPM e MAMP

Olá Amigos e leitores do Blog Engenharia de Manutenção no Brasil.

Inicio a postagem de hoje pedindo desculpas pelo atraso na publicação, infelizmente estou com alguns probleminhas de saúde que estão me colocando em alguma dificuldade em publicar. Bem, segue a última postagem sobre Gestão POR Processo, o tema de hoje BPM e MAMP.

O BPM - Business Process Management, traduzido no Brasil como Gerenciamento por Processos de Negócio, tem como definição formal pelo BPM CBOK® da ABPMP Internacional (Associação de Profissionais de Gerenciamento de Processos de Negócio):

BPM é uma abordagem disciplinar para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização.

Na postagem anterior já havíamos citado esta e outras definições, mas o que veremos agora será um pequeno resumo da composição do BPM, conforme o BPM CBOK®:

1. Gerenciamento de Processos;

2. Modelagem de Processos;

3. Análise de Processos;

4. Desenho de Processos;

5. Gerenciamento de Desempenho;

6. Transformação de Processos;

7. Organização de Processos;

8. Gerenciamento de Processos Corporativos;

9. Tecnologias de Gerenciamento de Processos.

Cada passo citado necessita de muito empenho e dedicação dos participantes, tanto dos "aplicadores" da metodologia, quanto dos colaboradores que participarão na doação de informações confiáveis para a realização do trabalho.

Para dar os primeiros passos do BPM em uma organização, cito um roteiro utilizado e descrito por Gart Capote, em seus livros "BPM para todos" e "Guia para Formação de Analistas de

Processos", que particularmente recomendo a leitura por se tratarem de literaturas claras, objetivas e altamente explicativas desta notável metodologia.

Não quero servir de "Spoiler", por isso apresentarei apenas um resumo muito, mas muito curto e lembro ainda que sem o detalhamento e o total conhecimento da matéria de nada adianta na prática da implantação. Como ele mesmo diz estes passos seriam "o conhecimento mínimo essencial para dar início ou andamento ao ciclo de vida de BPM".

Capote, define 10 passos apenas para se iniciar as atividades:

1. Descobrir os Processos Atuais;

2. Descrever os Processos Atuais;

3. Definir o Sentido dos Processos;

4. Preencher a Cadeia de Valor;

5. Certificar a Estratégia;

6. Definir o que é Importante;

7. Diagnosticar o que é Importante;

8. Divulgar o Diagnóstico;

9. Propor o Tratamento;

10. Fazer Acontecer.

Algumas observações ponto-a-ponto.

Passo 1 - Descobrir os Processos Atuais: "Quantos processos sua empresa possui?", isso mesmo, é preciso conhecer os processos de sua empresa. Nem sempre se ter um número elevado de processos quer dizer que o Negócio da empresa agrega valor ao desejo do cliente interno ou externo;

Passo 2 - Descrever os Processos Atuais: é isso mesmo, Todos os Processos, ao menos o detalhamento mínimo. Utilizando preferencialmente a metodologia BPMN;

Passo 3 - Definir o Sentido dos Processos: Agora é hora de ver para que lado cada processo está apontando, se ele atende ao Negócio da Empresa ou a satisfação de uma gerência exclusivamente;

Passo 4 - Preencher a Cadeia de Valor: Agora está na hora de transformar a até então alegórica cadeia de valor em algo mais significativo em termos de gestão de processos. Aqui uma teoria bastante interessante se aplica, o agrupamento dos processos;

Passo 5 - Certificar a Estratégia: é preciso que a informação levantada seja comparada com a realidade;

Passo 6 - Definir o que é importante: a tomada de decisão sobre o que deve ser feito está diretamente ligada a sua verdadeira capacidade de realização.

Passo 7 - Diagnosticar o que é Importante: pontuar e definir quais são os processos de negócio com maior participação na criação de valor em direção ao objetivo do negócio;

Passo 8 - Divulgar o Diagnóstico: É muito importante dar retorno sobre o resultado alcançado durante a análise dos processos;

Passo 9 - Propor o Tratamento: Devemos usar esta etapa para elaborar as mudanças necessárias ao processo;

Passo 10 - Fazer acontecer: Literalmente é hora de por a mão na massa, pois a organização já conhece seus pontos de oportunidade.

Lembro que estes seriam apenas os passos para se iniciar o trabalho e que em cada passo existe o detalhamento de uma série de ferramentas que precisam ser implantadas para se alcançar o sucesso, por isso não se contenham com estas observações, é necessário a busca das informações.

Outra metodologia, mas esta com foco acredito um pouco mais imediatista, é o chamado MAMP (Método de Análise e Melhoria de Processos).

O MAMP tem características próximas às do MASP (Metodologia de Análise e Solução de Problemas).

Utilizando ferramentas de solução de problemas nas organizações de forma ordenada e lógica, facilitando a análise de problemas, determinação de suas causas e elaboração de planos de ação para eliminação dessas causas.

O MAMP é um conjunto de ações desenvolvidas para aprimorar as atividades executadas, identificando possíveis desvios, corrigindo erros, transformando insumos em produtos, ou serviços com alto valor agregado.

A Análise dos Processos e a mudança da visão da Gestão DE Processos para a Gestão POR Processos depende de uma série de etapas que serão executadas de maneira paralela pelos componentes da equipe.

Assim como o BPM, o MAMP também tem uma série de passos a seguir:

Passo 1 – Gestão POR Processo;

Passo 2 – Conhecendo os Processos;

Passo 3 – Mapeando os Processos;

Passo 4 – Identificar os Problemas e Definir Criticidade;

Passo 5 - Identifica as Causas dos Problemas;

Passo 6 – Identificando as Alternativas de Solução;

Passo 7 – Monitoramento do Processo;

Passo 8 - Normatização do Processo;

Passo 9 – Consolidação do Processo.

Faremos aqui apenas uma pequena observação sobre cada passo.

Passo 1 – Gestão POR Processo: apresentação do conceito da Gestão POR Processos, a fim de facilitar o entendimento dos futuros passos desta metodologia;

Passo 2 – Conhecendo os Processos: É preciso conhecer os principais processos organizacionais, através de entrevistas e documentos apresentados, permitindo assim relacionar os processos da organização ou área funcional;

Passo 3 – Mapeando os Processos: momento de identificar a sequência de atividades desenvolvidas no Macroprocesso da Empresa. Uma ferramenta bastante interessante nesta etapa é o SIPOC;

Passo 4 – Identificar os Problemas e Definir Criticidade: Com a quantidade de informações levantadas é preciso identificar oportunidades e iniciar as definições de criticidade. Ferramentas importantes neste passo, Matriz GUT e Pareto, por exemplo;

Passo 5 - Identifica as Causas dos Problemas: Agora é preciso definir a Causa Raiz dos problemas que determinaram a criticidade de cada processo;

Passo 6 – Identificando as Alternativas de Solução: O passo seguinte é planejar a eliminação das causas do problema.

Passo 7 – Monitoramento do Processo: acompanhamento e validação de tudo que foi observado e descrito até o momento;

Passo 8 - Normatização do Processo: Nesta fase, elaboram-se as normas e fluxos bem como a documentação de apoio;

Passo 9 – Consolidação do Processo: É necessário desenvolver outras ações para que as modificações realizadas possam fazer parte da rotina das pessoas envolvidas.

Repito que cada pequena observação realizada não traz o conhecimento necessário para a implantação desta metodologia, pois cada passo contém uma série de ferramentas que devem ser implantadas no momento e sequência correta para a obtenção dos resultados esperados.

Aqui encerramos as publicações sobre Gestão POR Processos. Nos preocupamos em tirar algumas dúvidas sobre o tema e expor apenas algumas fontes de consulta que poderão auxiliá-lo na realização de uma atividade de melhoria de gestão com foco no negócio da empresa.

Como de costume, publicaremos na sequência todo o material postado de maneira compilada em documento único, contendo toda a bibliografia utilizada e recomendada.

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