Olá Amigos e leitores do Blog
Engenharia de Manutenção no Brasil.
Inicio a postagem de hoje pedindo
desculpas pelo atraso na publicação, infelizmente estou com alguns probleminhas
de saúde que estão me colocando em alguma dificuldade em publicar. Bem, segue a
última postagem sobre Gestão POR Processo, o tema de hoje BPM e MAMP.
O
BPM - Business Process Management, traduzido no Brasil como Gerenciamento por
Processos de Negócio, tem como definição formal pelo BPM CBOK® da ABPMP
Internacional (Associação de Profissionais de Gerenciamento de Processos de
Negócio):
BPM é uma abordagem disciplinar para identificar,
desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos
de negócio, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados
com os objetivos estratégicos da organização.
Na
postagem anterior já havíamos citado esta e outras definições, mas o que veremos
agora será um pequeno resumo da composição do BPM, conforme o BPM CBOK®:
1.
Gerenciamento de Processos;
2.
Modelagem de Processos;
3.
Análise de Processos;
4.
Desenho de Processos;
5.
Gerenciamento de Desempenho;
6.
Transformação de Processos;
7.
Organização de Processos;
8.
Gerenciamento de Processos Corporativos;
9.
Tecnologias de Gerenciamento de Processos.
Cada
passo citado necessita de muito empenho e dedicação dos participantes, tanto
dos "aplicadores" da metodologia, quanto dos colaboradores que
participarão na doação de informações confiáveis para a realização do trabalho.
Para
dar os primeiros passos do BPM em uma organização, cito um roteiro utilizado e
descrito por Gart Capote, em seus livros "BPM para todos" e "Guia
para Formação de Analistas de
Processos",
que particularmente recomendo a leitura por se tratarem de literaturas claras,
objetivas e altamente explicativas desta notável metodologia.
Não
quero servir de "Spoiler", por isso apresentarei apenas um resumo
muito, mas muito curto e lembro ainda que sem o detalhamento e o total
conhecimento da matéria de nada adianta na prática da implantação. Como ele
mesmo diz estes passos seriam "o
conhecimento mínimo essencial para dar início ou andamento ao ciclo de vida de
BPM".
Capote,
define 10 passos apenas para se iniciar as atividades:
1.
Descobrir os Processos Atuais;
2.
Descrever os Processos Atuais;
3.
Definir o Sentido dos Processos;
4.
Preencher a Cadeia de Valor;
5.
Certificar a Estratégia;
6.
Definir o que é Importante;
7.
Diagnosticar o que é Importante;
8.
Divulgar o Diagnóstico;
9.
Propor o Tratamento;
10.
Fazer Acontecer.
Algumas
observações ponto-a-ponto.
Passo
1 - Descobrir os Processos Atuais: "Quantos processos sua empresa possui?",
isso mesmo, é preciso conhecer os processos de sua empresa. Nem sempre se ter
um número elevado de processos quer dizer que o Negócio da empresa agrega valor
ao desejo do cliente interno ou externo;
Passo
2 - Descrever os Processos Atuais: é isso mesmo, Todos os Processos, ao menos o
detalhamento mínimo. Utilizando preferencialmente a metodologia BPMN;
Passo
3 - Definir o Sentido dos Processos: Agora é hora de ver para que lado cada
processo está apontando, se ele atende ao Negócio da Empresa ou a satisfação de
uma gerência exclusivamente;
Passo
4 - Preencher a Cadeia de Valor: Agora está na hora de transformar a até então
alegórica cadeia de valor em algo mais significativo em termos de
gestão de processos. Aqui uma teoria bastante interessante se aplica, o
agrupamento dos processos;
Passo
5 - Certificar a Estratégia: é preciso que a informação levantada seja
comparada com a realidade;
Passo
6 - Definir o que é importante: a tomada de decisão sobre o que deve ser feito
está diretamente ligada a sua verdadeira capacidade de realização.
Passo
7 - Diagnosticar o que é Importante: pontuar e definir quais são os
processos de negócio com maior participação na criação de valor em direção ao
objetivo do negócio;
Passo
8 - Divulgar o Diagnóstico: É muito importante dar retorno sobre o resultado
alcançado durante a análise dos processos;
Passo
9 - Propor o Tratamento: Devemos usar esta etapa para elaborar as mudanças
necessárias ao processo;
Passo 10 - Fazer acontecer: Literalmente é
hora de por a mão na massa, pois a organização já conhece seus pontos de
oportunidade.
Lembro
que estes seriam apenas os passos para se iniciar o trabalho e que em cada
passo existe o detalhamento de uma série de ferramentas que precisam ser
implantadas para se alcançar o sucesso, por isso não se contenham com estas
observações, é necessário a busca das informações.
Outra
metodologia, mas esta com foco acredito um pouco mais imediatista, é o chamado
MAMP (Método de Análise e Melhoria de Processos).
O
MAMP tem características próximas às do MASP (Metodologia de Análise e Solução
de Problemas).
Utilizando
ferramentas de solução de problemas nas organizações de forma ordenada e
lógica, facilitando a análise de problemas, determinação de suas causas
e elaboração de planos de ação para eliminação dessas causas.
O MAMP
é um conjunto de ações desenvolvidas para aprimorar as atividades executadas,
identificando possíveis desvios, corrigindo erros, transformando
insumos em produtos, ou serviços com alto valor agregado.
A Análise
dos Processos e a mudança da visão da Gestão DE Processos para
a Gestão POR Processos depende de uma série de etapas que serão
executadas de maneira paralela pelos componentes da equipe.
Assim
como o BPM, o MAMP também tem uma série de passos a seguir:
Passo
1 – Gestão POR Processo;
Passo
2 – Conhecendo os Processos;
Passo
3 – Mapeando os Processos;
Passo
4 – Identificar os Problemas e Definir Criticidade;
Passo
5 - Identifica as Causas dos Problemas;
Passo
6 – Identificando as Alternativas de Solução;
Passo
7 – Monitoramento do Processo;
Passo
8 - Normatização do Processo;
Passo
9 – Consolidação do Processo.
Faremos
aqui apenas uma pequena observação sobre cada passo.
Passo 1 – Gestão POR Processo: apresentação
do conceito da Gestão POR Processos, a fim de facilitar o
entendimento dos futuros passos desta metodologia;
Passo 2 – Conhecendo os Processos: É
preciso conhecer os principais processos organizacionais, através
de entrevistas e documentos apresentados, permitindo assim
relacionar os processos da organização ou área funcional;
Passo 3 – Mapeando os Processos: momento
de identificar a sequência de atividades desenvolvidas no Macroprocesso
da Empresa. Uma ferramenta
bastante interessante nesta etapa é o SIPOC;
Passo 4 – Identificar os Problemas e
Definir Criticidade: Com a quantidade de informações levantadas é preciso identificar
oportunidades e iniciar as definições de criticidade. Ferramentas importantes neste passo, Matriz
GUT e Pareto, por exemplo;
Passo 5 - Identifica as Causas dos
Problemas: Agora é preciso definir a Causa Raiz dos problemas que
determinaram a criticidade de cada processo;
Passo 6 – Identificando as Alternativas de
Solução: O passo seguinte é planejar a eliminação das causas do problema.
Passo 7 – Monitoramento do Processo: acompanhamento
e validação de tudo que foi observado e descrito até o momento;
Passo 8 - Normatização do Processo: Nesta
fase, elaboram-se as normas e fluxos bem como a documentação de
apoio;
Passo 9 – Consolidação do Processo: É
necessário desenvolver outras ações para que as modificações realizadas possam
fazer parte da rotina das pessoas envolvidas.
Repito
que cada pequena observação realizada não traz o conhecimento necessário para a
implantação desta metodologia, pois cada passo contém uma série de ferramentas
que devem ser implantadas no momento e sequência correta para a obtenção dos
resultados esperados.
Aqui
encerramos as publicações sobre Gestão POR Processos. Nos preocupamos em tirar
algumas dúvidas sobre o tema e expor apenas algumas fontes de consulta que
poderão auxiliá-lo na realização de uma atividade de melhoria de gestão com
foco no negócio da empresa.
Como
de costume, publicaremos na sequência todo o material postado de maneira
compilada em documento único, contendo toda a bibliografia utilizada e
recomendada.
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enquanto, você já pode votar para escolher o próximo tema que trabalharemos em
nosso blog. procure na Lateral esquerda e escolha!
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